Wer kennt es nicht – manchmal fange ich mehrere Aufgaben gleichzeitig an, beende keine davon richtig. Der Tag geht vorbei und ich habe gefühlt nichts geschafft.

Ich kenne diese Situation und das damit eingehende, unzufriedene Gefühl sehr gut. Doch glücklicherweise konnte ich in den letzten Jahren meine Arbeitsroutine erarbeiten, mit der ich meine Wochen und Tage nun immer gut strukturieren kann. Zu diesem Thema möchte ich dir heute 4 Tipps an die Hand geben, mit denen du deine Woche effektiver gestaltest, die deine Arbeitstage und -wochen mit einem angenehmen, befreiten Gefühl ausklingen lassen.

Als Designerin ist mir sehr wichtig, dass wir gemeinsam ein Brand Design kreieren, dass dich so sehr widerspiegelt, dass du dich immer wieder neu in dein Branding verliebst. Es fühlt sich wie ein “nach Hause kommen” an, und du möchtest gar nichts mehr verändern.

1. Setze dir einen wiederkehrenden Termin im Kalender fest.

Versuche, deine Wochenplanungen an einem festen Termin vor der neuen Woche zu erledigen, um entspannter in deine Woche zu starten. Blocke dir am besten einen wiederkehrenden Termin in deinem Kalender, an dem du deine Wochenplanung erledigst. So etablierst du gleichzeitig eine Routine und es wird dir immer leichter fallen, deine Wochen im Voraus zu planen.

2. Aufgaben und Termine.

Es ist der Tag meiner Wochenplanung. Im ersten Schritt schreibe ich mir meine anstehenden Aufgaben und Termine in den Plan. Dabei achte ich darauf, auch private Aufgaben und Termine mit aufzunehmen, damit ich meine Kapazitäten für den Tag eher abschätzen kann.

3. Plane Pausen und Arbeitsblöcke.

Habe ich bereits vereinbarte Termine im Plan aufgenommen, schaue ich im zweiten Schritt, wann ich meine Pausephasen und Arbeitsblöcke time. Arbeitsblöcke bestehen für mich meistens aus kreativen Phasen, in denen es mir schwer fällt, in einen Flow zu kommen, wenn ich zwischendrin Telefonate oder Ähnliches führe. Besonders wichtig ist mir hier meine goldene Regel, nichts am Plan zu verändern, damit ich meine kreative Zeit einhalte.

Ich versuche stattdessen eher, neue Terminanfragen an Tagen zu vereinbaren, in denen ich schon Termine habe. Für mich hat es sich etabliert, dass ich ganze Wochentage für kreative Aufgaben blocke und Tage, an denen ich hauptsächlich Telefonate und Gespräche ausmache. So muss ich nicht zwischen kreativen Phasen und Calls hin und her springen.

4. Das Eisenhower-Prinzip für die Priorisierung von Aufgaben.

Alle Aufgaben sind wichtig, doch welche zuerst tun? An diesem Punkt stehe ich auch immer wieder. Um Aufgaben zu priorisieren, verwende ich gerne das Eisenhower-Prinzip. Über die Woche sammelst du dabei deine Aufgaben in einem Raster und teilst sie in A, B, C und D auf.

Dabei steht A für die absolut wichtigsten und dringlichsten Aufgaben, die du am besten gleich Montag erledigen solltest.
B-Aufgaben sind nicht so dringlich, aber so wichtig, dass die in der Woche abgearbeitet werden sollten.
C-Aufgaben sind dringlich, erfordern aber nicht dein Zutun und können auf die kommende Woche delegiert werden.
Alle Aufgaben im Raster D verwirfst du und schreibst sie nicht in deine Wochenplanung auf. Diese Aufgaben kannst du in deiner Planung in andere Raster verschieben, wenn du merkst, dass du genügend Kapazität in einer anderen Woche dafür hast (Screenshot (1) als Basis für eigene Grafik).

Im besten Fall trackst du deine Arbeitszeit für deine Tätigkeiten mit. Dies hilft dir dabei, ein Gefühl dafür zu entwickeln, wie viel Zeit du in deiner Wochenplanung für die einzelnen ToDo’s einplanen kannst.

Fazit

Liebe Leserin, konntest du schon mit einigen Tipps resonieren und hast dir einen Tag für deine Wochenplanung ausgewählt? Sollte dies alles noch neu für dich sein, habe ich dir etwas Kleines vorbereitet, um dich zu unterstützen. Hier findest du eine (kostenfreie) Vorlage für deine Wochenplanung, mit der du deine kommenden Tage und Wochen nun ganz effektiv gestalten kannst.

Ich wünsche dir ganz viel Erfolg dabei,
Deine Mona